계약서·확인설명서 보관 의무와 장부 정리

계약이 끝나면 서류는 서랍으로 들어갑니다. 그런데 몇 년 뒤 분쟁이 생겼을 때 그 서랍에서 서류가 나오지 않으면, 그때부터는 기억으로 다퉈야 합니다. 보존은 법정 의무이면서 동시에 사무소를 지키는 장치입니다.

보존 기간

원칙원본, 사본 또는 전자문서 형태로 보존합니다.

확인공인전자문서센터에 보관된 경우에는 별도 보존의무가 면제됩니다.

위험보존의무 위반은 업무정지 사유입니다.

법이 요구하는 최소치는 위 세 가지지만, 분쟁에서 실제로 도움이 되는 것은 확인의 근거입니다.

확인발급한 등기사항증명서·건축물대장(발급일자가 찍힌 것)

확인전입세대확인서, 납세증명서 등 임대인이 제출한 자료

확인손님에게 교부한 리포트·설명 자료

확인위임장·인감증명서 사본, 계좌 확인 기록

확인신고필증(거래신고·임대차신고)

이 자료들이 계약서와 같은 건 번호로 묶여 있어야 나중에 한 번에 꺼낼 수 있습니다.

잘 정리된 사무소의 공통점은 "그 건 서류 좀 찾아 주세요"에 5분 안에 답한다는 것입니다.

리얼사인의 문서함은 발급한 리포트와 정부 서류, 등기 열람본을 매물별로 모아 둡니다. 어느 날 어떤 서류를 확인했는지가 날짜와 함께 남기 때문에, 확인설명서를 쓸 때와 몇 년 뒤 분쟁이 생겼을 때 같은 자리에서 다시 꺼낼 수 있습니다.

Q계약이 해제된 건의 서류도 보관해야 하나요?

체결되었다가 해제된 계약이라도 거래계약서가 작성된 이상 보존 대상으로 보는 것이 안전합니다. 해제 경위와 합의 내용까지 함께 남겨 두면 이후 분쟁에서 사무소를 방어하는 자료가 됩니다.

Q스캔본만 남기고 종이는 버려도 되나요?

법은 원본·사본 또는 전자문서 형태의 보존을 인정합니다. 다만 전자적으로만 보관한다면 위·변조 없이 보존되고 필요할 때 출력할 수 있는 상태여야 합니다. 공인전자문서센터에 보관하면 별도 보존의무가 면제되므로, 사무소 운영 방식에 따라 선택하세요.

매물별 문서함으로 서류를 한 곳에. 나중에 꺼낼 수 있는 형태로 남겨 두세요.

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